「伝わる資料」の作り方〜はじめに〜

「伝わる資料」の作り方〜はじめに〜

本ブログでは「伝わる資料」の作り方について、その流れを説明してみたいと思います。

多くの方が「伝わる資料」を作るために

  • フォントの大きさや色を工夫してみたり
  • グラフの色や形を変えてみたり
  • イラストを混ぜてみたり

など「見た目の工夫」部分に注力しがちです。もちろん上記のような工夫も「伝わる資料」づくりには欠かせない要素の一つでありますが、それだけではありません。

資料作りの工程をみればわかる!本当に時間をかけるべきトコロ

「伝わる資料」を作るために注力すべきポイントは、資料作りの工程を洗い直して見ると浮かび上がってきます。今回のブログではまずざっくりと、全体を供覧してみます。

資料作りの工程(プロセス)

みなさんが資料を作る際、どの工程に力を入れているでしょうか?

以下の工程を「漠然と」おこなっていると、思わぬところで混乱したり、時間がかかったり、引き返したり…という状況がしばしば発生します。

一方、以下の工程を「意識的に」行えば、「伝わる資料」は誰にでも作ることができます。

1)伝える情報の棚卸し(全部出す)

まずは、伝えたい情報がなければ話にならないので、伝えたい情報を全て棚卸しします。やり方は人によって様々ですが、私は資料作りの工程の中でも一番時間をかけるべきポイントだと思っています。

2)伝える相手を思う(対象の絞り込み)

情報の棚卸しが終わったら、今度は「伝える相手」のことを想像します。

相手がどんな人で、どんな情報を求めているのか?をよくよくイメージしてみます。

この工程をないがしろにして作られた資料は、多くの場合で「ひとりよがりの自己満足資料」となってしまいます。

3)状況に合わせたストーリーの設計

次は情報を伝えるシチュエーションに応じたストーリーの設計です。

使える時間はどのくらい? 伝えたい人はどのくらい? 紙で? プレゼンテーション形式で? など、シチュエーション次第でどんな種類の「資料」を使うかを決め、それに最適なストーリーを設計していきます。

4)情報の分類と取捨選択

今度はストーリーに合わせて情報の分類作業を行っていきます。伝えたい情報を引っ越しの荷造りのように性質ごとや目的ごとに分けて整理・収納していきます。

その中で、「いらない情報」や「混乱を招きそうな情報」などは省いていきます。

1)の工程で棚卸しできた情報量が多いほど、4)の工程を経ることでより「洗練された」資料が出来上がります。

5)見せ方の工夫

情報には「最適な見せ方」というものがあります。4)で分類したまとまりをどのように見せたら一番効果的なのか?について考えます。

図? 表? 箇条書きリスト? グラフ? 絵? 写真? 文章?など。

上記工程がしっかりできていれば、この工程はあまり時間をかけずに終えることができます。

6)装飾する

やっと出てきました!「装飾する」段階!

紙媒体資料などではまず「レイアウト」をしっかり行います。レイアウトはわかりやすく言うと「枠組み作り」。レイアウトをきちんと行うことで、資料にまとまりが見えてきます。

プレゼンテーションソフトを利用した資料などでは、この段階で「アニメーション」を加えることもあるでしょう。アニメーションは作業工程の3)がしっかりできていればスムーズに終わります。

7)見直しと修正

最後に、見直しと修正の大事な工程があります。

「自分以外の誰か」にきちんと伝わるかどうか?ツッコミを入れてもらいながら修正を入れていきます。

 

以上です。いかがでしたか?

次回のブログでは、上記の各工程について少し詳しくみていきたいと思います。

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