「伝わる資料」の作り方〜工程3:〜状況に合わせたストーリーの設計

「伝わる資料」の作り方〜工程3:状況に合わせたストーリー設計

「伝わる資料」の作り方、今回は「工程3:〜状況に合わせたストーリーの設計」です。

工程1で情報を棚おろし、工程2で伝える相手を思いましたね。

チラシでもスライドでも、まずはストーリーから

作成する資料が何であれ、まずはストーリーの設計が重要です。

ストーリーの設計というとなんだかすごく難しそうですが、話は簡単!ズバリ「起」「承」「転」「結」です。

ココで注意しなくてはならないのが、まずは「骨子」を決めるため「極めて簡潔に」まとめることです。「起」「承」「転」「結」それぞれのストーリーを1行ずつでまとめましょう。

例えば…

「起」:フリマ!開催します

「承」:◯月◯日◯◯でフリーマーケット開催します

「転」:雨天時?中止になっちゃうので晴れるといいね!

「結」:参加申し込みはこちら!

こんな感じです。半ば強引でしたが…(笑)。

がしかし、この「骨子」がしっかり通っていないと後で致命傷を負います。なので、「シンプルにシンプルに!」が基本。

あとは「工程2」でイメージした対象を思い出して!

「起」「承」「転」「結」のストーリーがざっくりできたら、今度は「工程2」で想定した「ペルソナ」に従ってとある工夫を凝らします。

ペルソナが

  • 短気な人
  • 忙しい人
  • 結論を急ぐ人

などである場合、あるいは状況的に

  • 時間がない
  • 説明するスペースがない
  • 学術的なシーン

などの場合には、「起」「承」「転」「結」を入替えます。そう、「起」「結」(「承」「転」)

「起」:フリマ!開催します

「結」:参加申し込みはこちら!

「転」:雨天時?中止になっちゃうので晴れるといいね!

「承」:◯月◯日◯◯でフリーマーケット開催します

ほとんどの場合で「承」が省かれる傾向にあります。もちろん「やむを得ず」でのことなので、入れるスペースが確保できるなら入れます。

「工程2」のペルソナ設定と、今回ご説明した「工程3」のストーリー設計を怠ると、短気な上司に「で?お前は結局、何がいいたいんだ?要点は簡潔に言え!簡潔に!」と言われる事態になります。

ペルソナ設定と相手に合わせた適切なストーリー設計、大切ですね(笑)

伝え方を決めよう!

情報を伝える上で、今度は「どうやって伝えるか?」を決めます。

  1. 与えられた期間、時間はどのくらい?
  2. どういう場所で?
  3. 伝えたい人の人数は?
  4. 紙で?Webやブログで?プレゼンテーションで?
  5. 自分でできるのはどこまで?
  6. 予算はどのくらい?

などなど。またまた想像力を駆使しなければならない場面がやってきました(笑)!

しかも今回の「想像」はかなり具体的になっています。1.の期間や時間が短ければ短いほど、簡潔に相手に「すぱーーん!」と届くような工夫が必要です。

また、5.の視点が意外と抜け落ちるので要注意です。自分でできる範囲はどの程度なのか、早めにメドをつけて、無理そうな場合には余裕をもって他の人に頼むよう段取りをつけましょう。

自分では1週間必要なことも、プロなら3時間で解決してくれる場合もあります。そうやってお金を払って時間を「買う」ことで、余裕を持った効果的なプレゼンテーションができる場合もあります。

ここまでに「伝わる資料作り」の工程3までを「考えて」きています。材料もほぼほぼ揃いつつあるので、「この段階でプロに丸投げ!」してもほとんどの方は快く引き受けてくれることでしょう。

さて、次回は「4.情報の分類と取捨選択」をお届けします。

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